專案管理常用的甘特圖（Gantt Chart）是什麼？怎麼做？如何用Excel繪製甘特圖？

做專案時有好多任務細項，不少人會選擇使用「甘特圖（Gantt Chart）」工具來規劃時程。如果您還不知道什麼是甘特圖，或是甘特圖有哪些厲害用途，又或者想了解如何用Excel製作甘特圖...，《104職場力》小編彙整你需要的甘特圖資訊，帶您一起了解，並提供您超實用甘特圖模板。

文／《104職場力》小編整理

本文導覽
- 甘特圖是什麼？
  - 甘特圖用途有哪些？
  - 甘特圖有什麼優點？
  - 甘特圖有什麼缺點？
- 怎麼做甘特圖？如何繪製甘特圖？
  - 如何用Excel做出甘特圖？
- 參考更多甘特圖範本與模板
- 如何確認甘特圖設計是否合理？

Q：甘特圖是什麼？

甘特圖（Gantt Chart）為1910年由亨利．甘特（Henry Laurence Gantt）提出，經常於專案管理使用，可以清楚了解每項任務的開始時間、所需時間及結束日期。

橫軸代表著時間；縱軸代表著每個項目及任務；而各項線條長短則代表著各任務開始與結束時間。

最主要追蹤著每個任務項目的進度，多能利用其他生產力工具額外增加資訊，例如每個任務間的關係、每個任務目前進度與狀況、使用了甚麼資源、是否遇到延宕或問題等。

甘特圖應用範圍並非侷限於特定行業，一般公司專案計畫的推動、業務期程安排、福委會員工活動規劃、企業廠房擴建等，大大小小不同領域都能使用。

簡而言之，如果需要掌握每項事情的步驟、時間安排、耗費時間與截止日等，皆能借重甘特圖之協助。

甘特圖優點在於清楚呈現各項任務進程與時間資訊：

如此，可以將一複雜大型計劃拆分成數項任務執行，也能清楚估算當前進度狀況，進行適當調整。

管理時間上雖然清楚易用，但如果要呈現其他資訊或了解更多細節就會產生問題：

雖然能明確掌握每項任務所需時間與進度，從起迄時間了解與預期狀況的差距。可能發現某項任務花了比預期還多的時間，卻無法看出為什麼發生這樣的問題。

單純使用甘特圖僅能看出時間規劃，因此必須透過其他方式或備忘錄才能記載任務遇到的問題與癥結點。

如果今天各項任務複雜且相互牽涉，又難以明確切割時，甘特圖反而變得複雜而不易清楚呈現。又當需要加入其他重要資訊、項目有優先順序、時不時拆分細項，如此大型或長時間的專案，則建議使用較專業之專案管理工具。

直接檢視甘特圖時，可以了解每項任務的時間長短，知悉有哪項任務正在進行，但無法得知每一項有多少人力投入、比例分配為何。

因此如欲進一步管理人力及掌握其他資訊，也如開頭所言即須其他生產力工具的運用。

微軟即提供簡單的甘特圖模板（Simple Gantt Chart (office.com)）

另外也能簡單自行製作甘特圖，需注意的重點

以下步驟參考之：

首先將任務項目資訊輸入表格中，而最左列的表格列出每個任務項目，接著添加其他資訊：

依據自身掌握每項任務的狀況推算需要花多少時間、何時應當開始。除了手動填入，也能利用Excel公式自動填入，譬如起始日是B欄，完成日在C欄，而耗費時間在D欄，則使用公式［C2－B2］（或［C2－B2＋1］）算出需耗費天數，以此類推。

又如果其中有任務需要在特定日期前完成，同時也能夠預估完成這項任務需要耗費多久時，則可以透過截止日和耗費時間回推最遲的開始期日。

任務項目截止日（End date）－需耗費時間（Duration）＝任務項目起始日（Start date）

為了讓數據更為清楚，我們可以先製作一長條圖，圖像化呈現較容易看出第幾天需要開始以及進程。

現有資訊備妥齊全後，即進入下一步驟繪製出甘特圖。

如有開始的期日及需要完成的期日，而欲算出每項任務所需時間（Duration），利用公式［C2－B2］以此類推：

而要算出在這個期程第幾天需開始第N個任務，則利用公式［B2－$B$2］以此類推：

註：於欄列前加入"$"為固定該單元格

初步完成後，開始將甘特圖表補足：

「插入」選擇「堆疊橫條圖」圖表前，先選取D1至D11單元格
對著「堆疊橫條圖」圖表右鍵點選「選取資料」
「圖列項目(數列)」點選「新增」後，出現「編輯數列」視窗
「數列名稱」單元格選取「Duration 所需天數」（如「＝工作表1!$E$1」）；
「數列值」單元格選取「E2至E11」（如「＝工作表1!$E$2:$E$11」），「確定」
於圖表上「第幾天開始」的長條圖示右鍵點選，將「外框」與「塗滿」顏色選擇「無外框」、「無塗滿」
對著「堆疊橫條圖」右鍵點選「選取資料」
「水平(類別)坐標軸標籤」點選「編輯」，選取範圍任務1到任務10（如「=工作表1!$A$2:$A$11」）
對圖表左側「垂直類別軸」右鍵點選「座標軸格式」，「坐標軸選項」中勾選「類別次序反轉」即可任務1在最上上面向下排列。